Fremdsprachen bei internationalen Geschäftsabschlüssen oder Gerichtsverhandlungen mit mehreren Rechtssystemen können Anwälten Kopfschmerzen bereiten. Zum einen können sie gekennzeichnet sein von großen Datenmengen und engen Zeitrahmen; zum anderen durch plötzlich notwendige dringliche Übersetzungen, die sehr präzise sein müssen. In beiden Fällen hat aber eines oberste Priorität, nämlich die Datensicherheit. Seit dem Skandal bei Cambridge Analytica und dem anschließenden Inkrafttreten der DSGVO muss die Datensicherheit mehr denn je einer intensiven Prüfung standhalten. Sie darf keinesfalls zur Schwachstelle eines Unternehmens werden, und so ist der sorgfältige und sichere Umgang mit allen Dokumenten während des gesamten Produktionsprozesses umso wichtiger, wenn man einem externen Dienstleister sensible Daten zur Übersetzung anvertraut.
Viele Klienten schicken ihre Texte einfach per E-Mail, doch insbesondere Auftraggeber aus dem juristischen Bereich fordern häufig ein strengeres Verfahren. Korrespondenz und sensible Daten müssen so gehandhabt und verwaltet werden, dass sie nicht in einem für jedermann zugänglichen Produktionsprozess verarbeitet werden. Anwälte wollen sicher sein, dass die Daten ihrer Mandanten vertraulich bleiben, aber insbesondere bei einem Dienstleister, den man nicht kennt, kann das zu einem Wagnis werden und erfordert einen gewissen Vertrauensvorschuss. Glücklicherweise gibt es relativ unkomplizierte Möglichkeiten, um von Anfang an die Sicherheit zu gewährleisten.
NDAs sind sicherlich ein Teil dieses Prozesses, aber wir wollen Ihnen hier 5 Maßnahmen nennen, die Anwaltskanzleien mit ihrem Übersetzungsdienstleister umsetzen können, um die Sicherheit juristischer Inhalte und der zugehörigen Korrespondenz zu gewährleisten:
Korrespondenz
- Nachrüstung auf E-Mail-Verschlüsselung bei Korrespondenz mit sensiblem Inhalt. Einzelzertifikate, die der Übersetzungsdienstleister einrichtet, ermöglichen eine eindeutige Identifizierung von Sender und Empfänger.
Austausch von Dateien
- Nutzen Sie den sicheren Dateitransfer mit Verschlüsselung und bestimmen Sie einen Zeitpunkt für die automatische Löschung von Dokumenten
Speicherung und Zugangsberechtigung
- Legen Sie fest, welche Personen beim Übersetzungsdienstleister Ihre Dateien einsehen und darauf zugreifen dürfen. Ihre Daten können auf einer sicheren ERM-Plattform gespeichert werden und der Zugriff beispielsweise nur auf den zuständigen Account Manager beschränkt sein.
- Eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) zum Netzwerk Ihres Unternehmens ist möglich, so dass die Dokumente nicht in das Netz des Übersetzungsdienstleisters gelangen. Alternativ bietet sich die Möglichkeit, den Zugang zu Daten von Anwaltskanzleien im Netz des Dienstleisters zu kontrollieren und nachzuverfolgen, wobei die Druckoption oder die Option einer lokalen Speicherung ausgeschlossen werden kann.
- Die Fristen zur Löschung der Daten nach Abschluss der Übersetzungsarbeiten sind in der DSGVO festgelegt, Sie können jedoch ggf. auch kürzere Zeitrahmen vorschreiben.
Wir wissen heute, dass Datensicherheit ein unveräußerlicher Bestandteil des Geschäftslebens geworden ist. Mit diesen Optionen wollen wir praktische Maßnahmen aufzeigen, die von Anwaltskanzleien unmittelbar umgesetzt werden können, wenn sie mit externen Lieferanten zusammenarbeiten – zu ihrer Sicherheit, aber auch zu ihrer eigenen Beruhigung.
Wenn Sie sensible Daten übersetzen lassen müssen, sprechen Sie mit unseren Mitarbeitern bei EVS Translations. Unsere in-house-IT-Experten arbeiten mit unseren Klienten an individuellen Sicherheitslösungen für sensible Dokumente.
